Khi nhân viên thể hiện sự chủ động và sở hữu kỹ năng giải quyết vấn đề, họ đang thể hiện khả năng xử lý các thử thách phức tạp hoặc bất ngờ tại nơi làm việc. Các công ty luôn tìm kiếm những cá nhân và đội nhóm có thể đánh giá vấn đề một cách hiệu quả và đưa ra giải pháp khả thi.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo một tuyên bố vấn đề và cung cấp một ví dụ cụ thể để bạn tham khảo.
Đưa ra vấn đề là gì?
Đưa ra vấn đề là mô tả về một vấn đề hoặc sự cố hiện tại cần phải có hành động kịp thời để cải thiện tình hình. Nội dung của nó sẽ giải thích ngắn gọn về rào cản mà vấn đề hiện tại đặt ra giữa quy trình hoặc sản phẩm đang hoạt động và tình trạng hiện tại của hệ thống, dự án,…
Ý kiến này hoàn toàn khách quan, chỉ tập trung vào các sự kiện và dựa trên số liệu, kết quả có thể thấy rõ của vấn đề này, không nên đặt ra những ý nghĩ chủ quan cho câu trả lời. Để dễ dàng hơn, bạn nên hỏi các câu hỏi như ai, cái gì, khi nào, ở đâu và tại sao để tạo ra cấu trúc khi đưa ra vấn đề trình lên cấp lãnh đạo.
Điều này sẽ giúp việc tạo và thông báo vấn đề trở nên dễ dàng hơn, làm cho vấn đề trở nên dễ hiểu và từ đó dễ giải quyết hơn. Ngoài việc xác định một vấn đề cấp bách, ý kiến của bạn có thể giúp dẫn dắt để đưa ra một giải pháp kịp thời và hiệu quả để xử lý tránh gây ra thiệt hại về sau.
Cách Đưa ra Vấn Đề Trong 7 Bước
Đưa ra vấn đề là công cụ dùng để thu hút sự hỗ trợ và phê duyệt dự án từ quản lý và các đối tác. Vì vậy, nó cần phải chính xác và rõ ràng. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng bạn cần nhớ khi soạn thảo tuyên bố vấn đề để có ảnh hưởng tích cực đến kết quả dự án.
- Mô tả cách mọi thứ nên hoạt động:
Đầu tiên, bạn cần cung cấp một số bối cảnh giúp người đọc dễ hiểu vấn đề. Hãy giải thích cách quy trình này đáng lẽ ra hoạt động như thế nào nếu không có vấn đề xảy ra. Mô tả ngắn gọn về cách quy trình sẽ vận hành nếu không có vấn đề.
- Giải thích vấn đề và lý do tại sao nó quan trọng:
Khi bạn đặt ra một vấn đề nào đó, bạn không chỉ đưa ra thông tin mà còn cần lý do tại sao nó quan trọng và tại sao cần phải xử ngay. Ngoài ra có thể thông tin về kết quả nó có thể gây ra.
Ví dụ: “Tại sao chúng ta cần giải quyết vấn đề này? Vì nó ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của các phòng ban X, Y và Z, làm lãng phí tài nguyên và đẩy giá cả lên cao cho người tiêu dùng.”
- Giải thích chi phí tài chính của vấn đề:
Khi đưa vấn đề đến các lãnh đạo, người ra quyết định, bạn cần giải thích chi phí nếu không khắc phục được vấn đề. Đưa ra chi phí bằng tiền sẽ giúp các nhà lãnh đạo dễ dàng hình dung và hiểu rõ vấn đề.
- Hỗ trợ tuyên bố của bạn thông qua bằng chứng:
Sau khi bạn tuyên bố rằng vấn đề đang gây tốn kém cho công ty, bạn cần phải chuẩn bị các bằng chứng để hỗ trợ cho tuyên bố của mình. Việc này sẽ giúp bạn được tin tưởng hơn.
- Đề xuất giải pháp:
Tuyên bố vấn đề cũng cần mô tả giải pháp bạn đề xuất cho vấn đề. Lúc này, bạn chưa cần tìm ra một giải pháp duy nhất, nhưng bạn cần phải hiểu rõ nguyên nhân của vấn đề và đề xuất các phương án thực tế để khắc phục.
- Giải thích lợi ích của giải pháp:
Sau khi đã mô tả tình huống lý tưởng mà vấn đề không tồn tại, bạn cần chỉ ra lý do tại sao giải pháp của bạn sẽ hiệu quả. Nói rõ những lợi ích về mặt tài chính và các lợi ích không thể đo lường như sự hài lòng của khách hàng.
- Tóm tắt lại vấn đề và giải pháp:
Cuối cùng, bạn cần tóm tắt lại vấn đề, lý do cần phải giải quyết và lý do tại sao giải pháp của bạn là lựa chọn tốt nhất. Điều này sẽ giúp người đọc hiểu rõ vấn đề và mở rộng sự đồng thuận về giải pháp.
Việc làm theo định dạng này sẽ giúp tất cả các bên liên quan dễ dàng hiểu và chấp nhận giải pháp tốt nhất.
Khi nào nên sử dụng tuyên bố vấn đề
Tuyên bố vấn đề rất quan trọng để xác định và hiểu rõ vấn đề cũng như phát triển các giải pháp khả thi. Những tuyên bố này cung cấp thông tin quan trọng giúp ra quyết định liên quan đến các dự án hoặc quy trình.
Dưới đây là các tình huống bạn nên sử dụng tuyên bố vấn đề:
- Làm rõ kết quả kỳ vọng
- Tuyên bố vấn đề không chỉ xác định vấn đề và giải pháp đề xuất, mà còn làm rõ kết quả kỳ vọng. Việc xác định giải pháp mong muốn sẽ giúp đưa ra một cái nhìn tổng thể về dự án. Tuyên bố này sẽ làm rõ giải pháp đề xuất, phạm vi và mục tiêu của giải pháp.
- Dẫn dắt dự án
Tuyên bố vấn đề là một hướng dẫn để điều hướng dự án khi nó bắt đầu. Tuyên bố này sẽ được tham chiếu liên tục trong suốt quá trình dự án để giúp nhóm duy trì sự tập trung và đi đúng hướng.
Cuối dự án, tuyên bố này sẽ được tham khảo lại để xác nhận rằng giải pháp đã được thực hiện đúng như dự định và thực sự giải quyết được vấn đề ban đầu. Điều này giúp đảm bảo các bước được thực hiện đúng đắn để tránh tái diễn vấn đề trong tương lai.
Những điều không nên làm khi đưa ra vấn đề
Dưới đây là một số lưu ý khi viết tuyên bố vấn đề:
- Không sử dụng ngôn ngữ phức tạp: Hãy làm cho nó đơn giản để dễ hiểu.
- Không đề cập đến các vấn đề tương tự: Tập trung vào vấn đề hiện tại.
- Không quá kỹ thuật: Giữ cho tuyên bố dễ đọc với đa dạng đối tượng.
Các câu hỏi thường gặp
- Năm câu hỏi W là gì và chúng liên quan đến tuyên bố vấn đề như thế nào?
Các câu hỏi năm W gồm: ai (who), cái gì (what), ở đâu (where), khi nào (when) và tại sao (why). Một tuyên bố vấn đề tốt thường giải quyết các câu hỏi này và giải thích cách chúng liên quan đến vấn đề hiện tại. Dưới đây là cách bạn có thể áp dụng các câu hỏi này vào tuyên bố vấn đề:
- Ai: Nêu rõ những cá nhân có liên quan đến vấn đề hiện tại và những người chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề.
- Cái gì: “Cái gì” trong năm câu hỏi W đề cập đến vấn đề hiện tại. Hãy mô tả rõ ràng vấn đề và tác động của nó, đồng thời xác định mục tiêu cuối cùng mà công ty hướng tới.
- Ở đâu: Giải thích vấn đề bắt đầu ở đâu trong công ty và những bộ phận nào bị ảnh hưởng.
- Khi nào: Nêu thời điểm vấn đề bắt đầu và vạch ra thời gian giải quyết.
- Tại sao: Mô tả lý do bạn viết tuyên bố vấn đề và giải thích tại sao vấn đề này cần được giải quyết.
- Ai viết tuyên bố vấn đề?
Tùy thuộc vào cấu trúc của công ty, nhiều người có thể viết tuyên bố vấn đề. Thông thường, người viết là những người có quyền quyết định hoặc lãnh đạo liên quan đến vấn đề hiện tại trong công ty, như quản lý cấp trung hoặc lãnh đạo cấp cao.
- Lợi ích của việc sử dụng tuyên bố vấn đề là gì?
Việc viết một tuyên bố vấn đề hiệu quả có thể mang lại nhiều lợi ích cho công ty:
- Tập trung: Tuyên bố vấn đề giúp nhóm tập trung vào các vấn đề cụ thể, từ đó tìm ra giải pháp và phân bổ tài nguyên hiệu quả hơn.
- Ngăn ngừa lãng phí: Nếu vấn đề không được xác định rõ ràng, công ty có thể hiểu sai nguyên nhân và sử dụng tài nguyên không hiệu quả. Viết tuyên bố vấn đề giúp các bên liên quan phát triển giải pháp mà không lãng phí tài nguyên.
- Trách nhiệm: Viết tuyên bố vấn đề tạo cơ hội để giao trách nhiệm cho từng cá nhân trong công ty, giúp tăng tính trách nhiệm và đảm bảo rằng các nhà lãnh đạo chủ chốt tập trung vào việc tìm giải pháp.
- Thành công công ty: Tuyên bố vấn đề giúp công ty đối mặt với vấn đề một cách hiệu quả, điều hướng tài nguyên vào các giải pháp toàn diện và triển khai các biện pháp khắc phục nhanh chóng, ngăn ngừa lãng phí và bảo vệ lợi nhuận.
Đưa ra vấn đề một cách hiệu quả là bước quan trọng để giải quyết các thách thức trong công việc, giúp cá nhân và đội nhóm đạt được hiệu quả tối đa. Tuyên bố vấn đề không chỉ đơn thuần là xác định một vấn đề mà còn giúp làm rõ lý do tại sao cần giải quyết, cung cấp thông tin hỗ trợ và đề xuất các giải pháp thực tiễn.
Một quy trình rõ ràng gồm 7 bước từ việc mô tả bối cảnh, xác định chi phí, đến việc đề xuất và lý giải lợi ích của giải pháp sẽ giúp tăng tính thuyết phục và đồng thuận trong tổ chức.
Thực hành điều này không chỉ dẫn đến việc xử lý vấn đề hiệu quả mà còn cải thiện khả năng quản lý tài nguyên, tăng trách nhiệm và góp phần vào thành công tổng thể của công ty. Dựa vào những thông tin trên hãy thật sáng suốt khi đưa ra vấn đề và giúp người nghe có thể hiểu và cùng nhau giải quyết một cách rõ ràng, dễ dàng nhé!
Để nhận thêm được những tips hay về ứng tuyển hãy theo dõi các trang thông tin chính thức của iVIEC nhé!
Web thông tin: https://career.iviec.io/
Trang tik tok: https://www.tiktok.com/@iviecchannel?lang=vi-VN và https://www.tiktok.com/@iviecbyfpt
Trang Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCc7m_U1UFWI2UWh25fYhJkA
