Đinh nghĩa của kỹ năng giao tiếp
Năm 2001, hai nhà nghiên cứu Hybels và Weaver đã nói rằng: “Kỹ năng giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin, ý tưởng và cảm xúc giữa hai hoặc nhiều người nhằm tạo ra sự hiểu biết chung.”
DeVito, đến năm 2015, một nhà nghiên cứu, giáo sư, và tác giả trong lĩnh vực giao tiếp đã đăng tải trong nghiên cứu của mình: “Giao tiếp là một hành động liên tục và có sự tương tác giữa người gửi và người nhận, chịu ảnh hưởng bởi bối cảnh, kênh truyền và phản hồi.”
Bốn năn sau, giáo sư, nhà nghiên cứu về giao tiếp Julia T. Wood đã chia sẻ “Kỹ năng giao tiếp không chỉ là nói và nghe mà còn là hiểu và phản hồi một cách hiệu quả, nhằm xây dựng và duy trì các mối quan hệ.”
Mỗi thời kì trôi qua, người ta bổ sung ngày càng cụ thể và chi tiết hơn cho định nghĩa về kỹ năng giao tiếp.
Tính đến thời điểm hiện tại, nhìn chung, giao tiếp là một quá trình tương tác hai chiều, có mục đích và chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như ngôn ngữ, phi ngôn ngữ, bối cảnh và phản hồi.
Kỹ năng này đặc biệt quan trọng, không chỉ trong đời sống mà con trong công việc.
Vai trò trong công việc
Trước tiên, lợi ích rõ ràng nhất chúng ta có thể thấy được khi giao tiếp tốt trong công việc đó là nâng cao hiệu quả làm việc và năng suất lao động. Điều này được thể hiện rõ ràng trong quá trình thực hiện trao đổi, gặp mặt và thực hiện công việc.
Nhân viên khi trao đổi hiệu quả sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về mục tiêu, ý tưởng của công ty, dự án và phòng ban. Những đầu mục công việc được bàn bạc cụ thể, chia theo từng thành viên để đảm bảo được trách nhiệm và nhiệm vụ của mỗi người.
Nếu quá trình giao tiếp và trao đổi thành công, điều này sẽ giúp doanh nghiệp không tốn quá nhiều thời gian vào việc giải thích, chỉnh sửa những sai sót, tạo ra những buổi họp dài hàng tiếng đồng hồ mà không có ý nghĩa.
Lợi ích thứ hai đó chính là cải thiện hợp tác giữa mọi người. Hai người không thể làm việc, chứng tỏ họ không có sự giao tiếp hoặc giao tiếp kém. Chính vì vậy ở trong bất kỳ vị trí nào chúng ta cũng cần có sự trao đổi thông tin phù hợp.
Kỹ năng giao tiếp là phương thức giúp nhân viên chia sẻ với sếp, đồng nghiệp tâm sự, hợp tác với nhau, loại bỏ những rào cản về mặt cảm xúc để đạt được kết quả tốt hơn. Chính vì vậy, trong môi trường làm việc, nhất là khi hoạt động trong môi trường tập thể, một trong những kỹ năng tiên quyết đó chính là kỹ năng giao tếp.
Từ những nội dung trên, doanh nghiệp và người lao động sẽ có lợi thế lớn hơn trên thị trường lao động, họ có thể xây dựng những mối quan hệ bền vững. Một tập thể có thể giao tiếp và hợp tác một cách xuyên suốt và ăn ý, sẽ tạo nên những kỳ tích nhất định.
Điều này không chỉ giúp môi trường làm việc trở nên tích cực hơn mà còn mang lại nhiều cơ hội phát triển nghề nghiệp. Giao tiếp tốt cũng giúp nhà lãnh đạo truyền đạt tầm nhìn, định hướng và động viên nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
Cuối cùng, giao tiếp ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng. Một doanh nghiệp có nhân viên giao tiếp chuyên nghiệp sẽ dễ dàng tạo dựng sự hài lòng và lòng trung thành từ khách hàng. Điều này không chỉ giúp nâng cao uy tín doanh nghiệp mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.
Tóm lại, giao tiếp là một yếu tố không thể thiếu trong công việc. Việc rèn luyện kỹ năng này sẽ giúp mỗi cá nhân làm việc hiệu quả hơn, nâng cao sự hợp tác và góp phần vào thành công của tổ chức.
Nhưng đôi khi, chúng ta thường không quá để tâm đến quá trình giao tiếp, điều này khiến cuộc trò chuyện, trao đổi không đạt được kỳ vọng. Hãy cùng điểm qua những điều cần tránh để giao tiếp hiệu quả.
Những điều cần tránh để giao tiếp hiệu quả
Giao tiếp hiệu quả không chỉ là biết cách truyền đạt thông tin mà còn phải tránh những sai lầm có thể gây hiểu lầm, xung đột hoặc làm giảm chất lượng trao đổi. Để tránh mắc những sai lầm tạo ra những hệ quả không đáng có, hãy cùng điểm qua những nội dung dưới đây.
1. Không lắng nghe người khác
Một trong những sai lầm lớn nhất khi giao tiếp là chỉ tập trung vào việc nói mà không thực sự lắng nghe. Khi không chú ý đến người đối diện, chúng ta có thể bỏ lỡ thông tin quan trọng, hiểu sai ý họ hoặc khiến họ cảm thấy không được tôn trọng.
Lắng nghe không chỉ là nghe bằng tai mà còn là thể hiện sự quan tâm thông qua phản hồi và ngôn ngữ cơ thể phù hợp.
Trong một cuộc trò chuyện, bạn hãy tập trung hoàn toàn vào nó, không ngắt lời người đối diện và có thể đặt câu hỏi để làm rõ thông tin. Đôi khi hãy thử tóm tắt và nhắc lại ý chính để chắc chắn về nội dung vừa được truyền đạt.
Một trong những phương pháp để bạn cải thiện kỹ năng lắng nghe của mình đó chính là luyện tập nghe chủ động hằng ngày. Bạn có nghe podcast, xem phim không có phụ đề và áp dụng những điều trên trong các cuộc hội thoại với bạn bè, đồng nghiệp. Nhưng cần áp dụng đúng phương pháp với từng tình huống cụ thể.
2. Ngắt lời hoặc nói chen ngang
Việc ngắt lời khi người khác đang nói không chỉ thiếu lịch sự mà còn làm gián đoạn mạch suy nghĩ của họ. Khi bị ngắt lời, người nói có thể cảm thấy không được coi trọng hoặc mất đi sự hứng thú trong cuộc trò chuyện.
Thay vào đó, hãy chờ họ nói xong rồi mới bày tỏ quan điểm của mình để tạo ra một cuộc trao đổi tôn trọng và hiệu quả.
Nếu có ý kiến bạn có thể giữ lại và đặt câu hỏi đưa ra quan điểm sau khi đối phương đã truyền đạt xong ý tưởng của mình
3. Sử dụng từ ngữ mơ hồ, thiếu rõ ràng
Khi truyền đạt thông tin, nếu sử dụng những từ ngữ chung chung, thiếu chính xác hoặc quá phức tạp, người nghe có thể hiểu sai ý hoặc không nắm bắt được nội dung quan trọng.
Đặc biệt trong môi trường làm việc, việc giao tiếp không rõ ràng có thể dẫn đến hiểu lầm và sai sót nghiêm trọng. Vì vậy, hãy diễn đạt một cách rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu để đảm bảo thông tin được tiếp nhận đúng cách.
Bên cạnh đó, với các bộ phận khác nhau, họ sẽ không thể hiểu được những thuật ngữ của bạn, nên hãy cố gắng tìm kiếm những từ, cụm từ hoặc hành động để giải thích như vậy người đối diện có thể hiểu sâu hơn về công việc cũng như nhiệm vụ được giao.
4. Giao tiếp với thái độ tiêu cực
Thái độ cáu gắt, chỉ trích hoặc mỉa mai có thể khiến cuộc trò chuyện trở nên căng thẳng và mất đi tính xây dựng. Một thái độ tiêu cực không chỉ làm giảm hiệu quả giao tiếp mà còn có thể tạo ra khoảng cách giữa các cá nhân.
Để giao tiếp hiệu quả, hãy giữ một thái độ bình tĩnh, tôn trọng và hướng đến sự hợp tác để đạt được kết quả tốt nhất.
Nếu bạn là một người hay mất bình tĩnh trước những tình huống giao tiếp trong công việc và cuộc sống, hãy thử dừng lại một chút, hít thở thật sâu bằng mũi và giữ trong vài giây và lặp lại từ 3 – 5 lần.
Hoặc một vài phương pháp khác bạn có thể áp dụng để trấn tĩnh bản thân, ví dụ như đếm từ 1 đến 10, tạm đi ra ngoài hoặc tự hỏi bản thân “Cơn giận này có đáng hay không, hậu quả của nó là gì?”. Hãy thử thay đổi góc nhìn và diễn đạt cảm xúc một cách thật bình tĩnh.
Sau khi trải qua một cơn giận khiến bản thân cảm thấy khó chịu tức tối, hãy thử viết ra những suy nghĩ của mình hoặc nghe nhạc, tập thể dục, làm điều gì đó khiến bạn cảm thấy thư giãn. Như vậy có thể giải tỏa căng thẳng, những cảm xúc tiêu cực, điều chỉnh năng lượng và thái độ của bản thân.
5. Không chú ý đến ngôn ngữ cơ thể
Ngôn ngữ cơ thể là một phần quan trọng của giao tiếp. Nếu không duy trì giao tiếp bằng mắt, khoanh tay trước ngực hoặc có cử chỉ không phù hợp, người khác có thể cảm thấy không được tôn trọng hoặc hiểu sai thông điệp của bạn.
Cử chỉ, ánh mắt, nét mặt và giọng điệu cũng quan trọng không kém lời nói, vì vậy hãy sử dụng chúng một cách tự nhiên để hỗ trợ cho nội dung bạn truyền đạt.
6. Tránh né hoặc không phản hồi đúng lúc
Trong giao tiếp, việc im lặng quá lâu hoặc không phản hồi kịp thời có thể khiến người khác cảm thấy bị phớt lờ hoặc bối rối.
Nếu bạn không có câu trả lời ngay lập tức, hãy thể hiện sự quan tâm bằng cách xác nhận rằng bạn đang lắng nghe và sẽ phản hồi sớm nhất có thể. Một phản hồi kịp thời và hợp lý sẽ giúp cuộc trò chuyện diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.
7. Thiếu sự đồng cảm
Giao tiếp không chỉ là truyền đạt thông tin mà còn là sự kết nối giữa con người. Nếu không đặt mình vào vị trí của người khác để hiểu cảm xúc và quan điểm của họ, bạn có thể gây ra hiểu lầm và làm giảm sự gắn kết trong mối quan hệ.
Đồng cảm giúp xây dựng sự tin tưởng, cải thiện mối quan hệ và giúp giao tiếp trở nên hiệu quả hơn.
Phương pháp phát triển và nâng cao kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp hiệu quả là một kỹ năng quan trọng trong công việc và cuộc sống. Để cải thiện kỹ năng này, chúng ta có thể áp dụng các phương pháp sau:
1. Luyện tập lắng nghe tích cực
Lắng nghe không chỉ là nghe mà còn là thấu hiểu và phản hồi phù hợp. Hãy duy trì giao tiếp bằng mắt, gật đầu thể hiện sự chú ý và đặt câu hỏi để xác nhận bạn đã hiểu đúng ý người nói.
Tránh cắt ngang hoặc suy nghĩ về câu trả lời của mình khi người khác đang nói, thay vào đó hãy tập trung hoàn toàn vào nội dung họ truyền đạt. Khi thực hành lắng nghe tích cực, bạn sẽ dễ dàng tạo được sự kết nối và tránh hiểu lầm trong giao tiếp.
Ảnh 6: Người ngồi đeo tai nghe, phong thái ngồi tập trung + text: Phát triển kỹ năng lắng nghe
2. Rèn luyện cách diễn đạt rõ ràng, súc tích
Một thông điệp hiệu quả phải ngắn gọn, dễ hiểu và đi thẳng vào vấn đề. Khi giao tiếp, hãy sử dụng câu đơn giản, tránh từ ngữ phức tạp hoặc dài dòng để người nghe có thể nắm bắt được nội dung chính trong thời gian ngắn nhất.
Nếu cần trình bày một vấn đề phức tạp, hãy chia nhỏ thông tin thành các phần dễ hiểu để người khác dễ tiếp nhận hơn.
3. Cải thiện ngôn ngữ cơ thể
Ngôn ngữ cơ thể đóng vai trò quan trọng trong giao tiếp, giúp bổ trợ và làm rõ ý nghĩa của lời nói. Hãy duy trì tư thế cởi mở, tránh khoanh tay hoặc cúi mặt khi trò chuyện.
Giọng nói cũng cần truyền cảm và có nhấn nhá để tăng sự thu hút. Ngoài ra, một nụ cười thân thiện hoặc ánh mắt tự tin có thể giúp cuộc trò chuyện trở nên dễ dàng và tự nhiên hơn.
4. Xây dựng sự tự tin khi giao tiếp
Tự tin là yếu tố quan trọng giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn. Để tăng sự tự tin, hãy chuẩn bị kỹ trước khi trình bày, tập luyện với bạn bè hoặc trước gương. Việc tham gia các buổi thảo luận, diễn thuyết trước đám đông cũng giúp bạn cải thiện sự tự tin khi nói chuyện.
Hãy nhớ rằng sai sót là điều bình thường, quan trọng là bạn rút kinh nghiệm và cải thiện dần qua từng lần giao tiếp.
5. Học cách kiểm soát cảm xúc
Giao tiếp không chỉ là truyền đạt thông tin mà còn liên quan đến cảm xúc. Hãy học cách kiểm soát giọng điệu, tránh thể hiện sự nóng giận hoặc căng thẳng khi trò chuyện.
Nếu gặp tình huống khó chịu, hãy hít thở sâu và suy nghĩ trước khi phản hồi để tránh những lời nói tiêu cực. Việc duy trì cảm xúc ổn định giúp cuộc trò chuyện trở nên nhẹ nhàng, chuyên nghiệp và mang tính xây dựng hơn.
6. Mở rộng vốn từ và cách diễn đạt
Một người có vốn từ phong phú sẽ dễ dàng diễn đạt ý tưởng một cách linh hoạt và hiệu quả hơn. Hãy đọc sách, tham gia hội thảo và luyện tập viết để trau dồi khả năng ngôn ngữ.
Ngoài ra, quan sát cách giao tiếp của những người có kỹ năng tốt hoặc học hỏi từ những diễn giả giỏi cũng là cách giúp bạn cải thiện khả năng diễn đạt. Khi vốn từ và cách sử dụng ngôn ngữ được nâng cao, bạn sẽ dễ dàng giao tiếp với nhiều đối tượng khác nhau.
7. Luyện tập kỹ năng đặt câu hỏi và phản hồi
Đặt câu hỏi thông minh giúp bạn duy trì cuộc trò chuyện và thể hiện sự quan tâm đến đối phương. Hãy sử dụng câu hỏi mở để khuyến khích người khác chia sẻ thêm thông tin thay vì chỉ đưa ra những câu hỏi có/không.
Đồng thời, phản hồi một cách chân thành và phù hợp để tạo sự kết nối tốt hơn. Khi giao tiếp hai chiều diễn ra một cách tự nhiên, bạn sẽ dễ dàng duy trì mối quan hệ và tạo được ấn tượng tốt với người đối diện.
8. Thực hành giao tiếp trong nhiều tình huống khác nhau
Giao tiếp là một kỹ năng có thể được rèn luyện thông qua thực hành. Hãy tham gia các hoạt động xã hội, nhóm thảo luận hoặc câu lạc bộ để có cơ hội giao tiếp với nhiều người.
Khi tiếp xúc với nhiều tình huống khác nhau, bạn sẽ học được cách điều chỉnh phong cách giao tiếp của mình sao cho phù hợp. Việc chủ động thực hành sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Cách giao tiếp để tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng trong buổi phỏng vấn
Một buổi phỏng vấn không chỉ là cơ hội để bạn thể hiện năng lực mà còn là dịp để nhà tuyển dụng đánh giá khả năng giao tiếp, sự chuyên nghiệp và mức độ phù hợp của bạn với công ty.
Dưới đây là những cách giúp bạn giao tiếp hiệu quả và tạo ấn tượng tốt trong mắt nhà tuyển dụng:
1. Chuẩn bị kỹ trước buổi phỏng vấn
Sự chuẩn bị chu đáo giúp bạn tự tin và tránh bị động trong buổi phỏng vấn. Hãy tìm hiểu về công ty, vị trí ứng tuyển và xem xét các câu hỏi phỏng vấn phổ biến. Ngoài ra, luyện tập cách diễn đạt câu trả lời một cách mạch lạc và súc tích để tránh lúng túng khi trao đổi với nhà tuyển dụng.
2. Lắng nghe và phản hồi một cách chủ động
Khi nhà tuyển dụng đặt câu hỏi, hãy tập trung lắng nghe và tránh ngắt lời. Nếu cần, bạn có thể nhắc lại ngắn gọn ý chính để đảm bảo hiểu đúng câu hỏi trước khi trả lời.
Phản hồi một cách chủ động bằng cách liên kết câu trả lời với kinh nghiệm thực tế hoặc những điểm mạnh của bạn để làm nổi bật sự phù hợp với công việc.
3. Diễn đạt rõ ràng, súc tích
Trong phỏng vấn, bạn cần nói chuyện một cách rành mạch, dễ hiểu và tránh dài dòng. Hãy trả lời trực tiếp vào trọng tâm câu hỏi, sử dụng ví dụ cụ thể để minh họa cho câu trả lời của mình.
Một cách hiệu quả để trình bày ý tưởng là sử dụng phương pháp STAR (Situation – Tình huống, Task – Nhiệm vụ, Action – Hành động, Result – Kết quả) để giúp câu trả lời logic và thuyết phục hơn.
4. Duy trì ngôn ngữ cơ thể tích cực
Ngôn ngữ cơ thể là yếu tố quan trọng trong giao tiếp khi phỏng vấn. Hãy duy trì tư thế ngồi thẳng, giao tiếp bằng mắt và nở nụ cười thân thiện để tạo cảm giác tự tin và cởi mở.
Tránh khoanh tay, cúi mặt hoặc có những cử chỉ thể hiện sự thiếu tự tin vì điều này có thể ảnh hưởng đến ấn tượng của nhà tuyển dụng về bạn.
5. Kiểm soát cảm xúc và giọng điệu
Dù có thể cảm thấy căng thẳng, hãy cố gắng kiểm soát cảm xúc và giữ giọng nói bình tĩnh, rõ ràng.
Tránh nói quá nhanh hoặc quá nhỏ khiến nhà tuyển dụng khó nghe. Nếu gặp câu hỏi khó, đừng vội vàng trả lời ngay mà hãy dừng lại một chút để suy nghĩ trước khi phản hồi một cách hợp lý.
6. Đặt câu hỏi thông minh cho nhà tuyển dụng
Một cuộc phỏng vấn không chỉ là việc nhà tuyển dụng đặt câu hỏi mà còn là cơ hội để bạn tìm hiểu thêm về công ty và công việc. Hãy chuẩn bị sẵn một số câu hỏi liên quan đến vị trí ứng tuyển, môi trường làm việc hoặc cơ hội phát triển trong công ty.
Điều này không chỉ thể hiện sự quan tâm của bạn mà còn giúp tạo ấn tượng chuyên nghiệp hơn.
7. Kết thúc buổi phỏng vấn một cách tích cực
Cuối buổi phỏng vấn, hãy bày tỏ lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian phỏng vấn bạn. Nếu có thể, hãy nhấn mạnh một lần nữa sự phù hợp của bạn với vị trí này và thể hiện mong muốn được làm việc tại công ty. Điều này giúp nhà tuyển dụng có ấn tượng tốt hơn về sự chuyên nghiệp và nhiệt huyết của bạn.
Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng quan trọng nhất, không chỉ trong cuộc sống mà còn trong công việc. Việc cải thiện và phát triển kỹ năng này giúp bạn tự tin hơn khi thể hiện bản thân, nâng cao hiệu quả làm việc và tạo dựng các mối quan hệ chuyên nghiệp.
Đặc biệt, trong quá trình ứng tuyển và làm việc, giao tiếp luôn là một trong những yếu tố được nhà tuyển dụng đánh giá cao. Vì vậy, rèn luyện kỹ năng giao tiếp không chỉ giúp bạn thành công trong công việc mà còn mở ra nhiều cơ hội phát triển trong tương lai.
Để nhận thêm được những tips hay về ứng tuyển hãy theo dõi các trang thông tin chính thức của iVIEC nhé!
Web thông tin: https://career.iviec.io/
Trang tik tok: https://www.tiktok.com/@iviecchannel?lang=vi-VN và https://www.tiktok.com/@iviecbyfpt
Trang Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCc7m_U1UFWI2UWh25fYhJkA
